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Q. 열람・공유・참조 기능의 차이점은 무엇인가요？
A. 네. 각 기능에서 설정 방법이나 이용 방법에 차이가 있습니다.
신청서의 「열람」 「공유」 「참조 」 기능은 모두 특정 신청서를 확인할 수 있는 기능이지만 각각 설정 방법과 부수 기능에 차이가 있습니다.
큰 차이점으로는 「참조 가능 서식」 이나 「공유」 는 신청 후에도 설정할 수 있지만, 「열람 가능자」 는 신청 후에 추가 편집할 수 없습니다.
그 밖에 각 기능에 대해서, 기능의 개요, 설정 방법, 특유의 기능에 대해 안내하겠습니다.
열람 기능에 대해서
「열람」 기능 개요
열람 기능이란, 「승인은 실행하지 않지만, 특정 승인 경로를 이용하는 신청서나, 특정 신청서의 내용을 확인하고 싶은 경우」 에 이용하는 기능입니다.
열람 기능을 이용하면 승인자로 설정된 유저가 아니어도 해당 신청서의 내용을 열람할 수 있습니다.
미리 조건을 설정하여 해당 조건에 해당하는 유저에게 자동으로 해당 신청서의 열람 권한을 부여할 수 있습니다.
열람 가능한 신청은 좌측 메뉴「공유・열람 기능」 내 「열람 가능한 신청 목록」 에서 확인할 수 있습니다.
・설정 방법
「경로」의 설정으로 열람 가능자의 조건을 설정할 수 있습니다.
또한, 신청시에 열람 가능자를 지정할 수 있도록 설정을 할 수 있습니다.
「열람」 특유의 기능
「열람 가능자」 를 지정하는 조건으로서 특정 「그룹」 이나 「직급」 을 지정할 수 있습니다.
「열람 가능자」 에 지정된 유저는「열람 상태」 를 변경할 수 있습니다.
또한, 열람 권한이 부여되기 이전에 실행된 신청은 열람 할 수 없습니다.
공유 기능에 대해서
「공유」 기능 개요
공유 기능이란, 「자신의 신청이나 승인 가능한 신청을 다른 유저가 확인할 수 있도록 공유하는」 기능입니다.
일반적으로 자신이 실행한 신청이나 승인할 신청의 내용은 다른 유저가 확인할 수 없습니다. 그러나 공유 기능을 이용하면 다른 유저에게 신청 내용을 공유할 수 있습니다.
공유한 신청, 공유된 신청은 좌측 메뉴 「공유・열람기능」 내 「공유한 신청목록」 「공유된 신청목록」 에서 확인할 수 있습니다.
・설정 방법
「자신이 실행한 신청」 혹은 「자신이 승인자로 설정된 신청」, 「자신에게 공유된 신청」 에 커서를 맞추면 표시되는 공유 아이콘을 클릭하여 공유할 유저를 선택합니다.
「Admin」 「관리자」 「신청 관리자」 의 권한 유저는 「모든 신청목록」 에서 참조 가능한 서식에서 참조 가능한 서식이 설정된 유저는 「참조 가능한 신청목록」 에서도 신청을 공유할 수 있습니다.
「공유」 특유의 기능
공유된 신청은 관련 신청으로서 자신의 신청에 연결시킬 수 있습니다.
공유받은 다른 유저의 신청을 다시 다른 유저에게 공유할 수 있습니다.
또한, 신청시에 자동적으로 공유를 실시할 수는 없습니다.
참조 기능에 대해서
「참조」 기능 개요
참조 기능이란, 「승인은 실행하지 않지만 신청서의 내용을 참조하고 싶은 경우」에 이용하는 기능입니다.
참조 기능을 이용하면 승인자로 설정된 유저가 아니어도 특정 서식으로 신청된 신청서의 내용을 참조할 수 있습니다.
예를 들어, 경리 담당자에게 교통비 서식으로 신청된 모든 신청서를 참조시키고 싶은 경우 등에 이용할 수 있습니다.
참조 가능한 서식은 좌측 메뉴 「관리자 기능」 내 「참조 가능한 신청목록」 에서 확인할 수 있습니다.
・설정 방법
「유저」 설정에서 특정 서식을 특정 유저가 참조할 수 있도록 설정할 수 있습니다.
・「참조」특유 기능
참조할 수 있는 서식이 설정된 유저는 연결된 서식으로 실행한 모든 신청을 참조할 수 있습니다.
참조 권한이 부여되기 이전에 실행한 신청도 참조할 수 있습니다.
Q. 열람・공유・참조 기능에 통지 기능이 있나요？
A. 네. 통지 기능이 존재하지만, 각 기능에 따라 통지 기능 이용 가능 여부가 다릅니다.
「열람」 기능
통지 기능을 이용할 수 있습니다.
「열람 가능자」는 열람 가능한 신청의 「신청시」 와 「최종 승인 완료시」 에 통지 메일을 수신할 수 있습니다.
「공유」 기능
통지 기능을 이용할 수 있습니다.
신청이 다른 유저에게서 나에게 공유돠었을때 통지 메일을 수신할 수 있습니다.
「참조」 기능
통지 기능은 없습니다.
참조 가능한 서식이 이루어져도, 승인이 완료되어도 통지 메일이 발송되지 않습니다.
Q. 열람・공유・참조 기능에서 코멘트를 작성할 수 있나요？
A. 네. 코멘트를 작성할 수 있습니다만, 각 기능에 따라 코멘트 작성 가능 타이밍이 다릅니다.
「열람」 기능
열람 가능한 신청중 신청 상태가 「완료」 인 신청에만 코멘트를 작성할 수 있습니다.
「진행중」 인 신청은 코멘트를 작성할 수 없습니다.
「공유」 기능
공유한 신청, 공유된 신청은 모든 타이밍에 코멘트를 작성할 수 있습니다.
「참조」 기능
참조 가능한 신청은 모든 타이밍에 코멘트를 작성할 수 있습니다.
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